新公司成立，從零開始的行政人事工作內(nèi)容有哪些？

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2022-03-29 18:27

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中經(jīng)慧稅 • 聯(lián)貝財務
一個企業(yè)從創(chuàng)業(yè)到發(fā)展壯大，可以在短短的時間內(nèi)飛速發(fā)展，但是如何在發(fā)展壯大的情況下保持公司的正常運轉(zhuǎn)并不斷地進行人才繼續(xù)擴充，這就是一個非常值得考慮的問題了。萬丈高樓平地起，一起來了解下新公司成立，從零開始的行政人事工作內(nèi)容有哪些？
一、行政事務與行政費用
1、公司的行政事務
每一個公司都有處理日常行政事務的部門，這一點大公司和小公司都一樣，行政事務通常都比較瑣碎，有時候很讓人頭疼，但是這些瑣碎的事情卻又不能不做。因此，創(chuàng)業(yè)者必須妥善處理這些瑣碎的工作，做好公司的行政保障，給顧客或是來應聘的員工留下一個好印象。
那么，一個新公司的行政人員在這方面具體要做哪些工作呢？
（1）積極培育傳播企業(yè)文化。在一個企業(yè)中，用薪酬留住員工是遠遠不夠的，還必須用獨特的企業(yè)文化去吸引員工，感化員工。行政人員要做的就是積極地建設、培育獨特的企業(yè)文化，而且還要不遺余力地傳播這種文化，不斷促進企業(yè)的快速發(fā)展。
（2）做好公司的辦公管理和印章管理工作。
（3）做好公司的安全生產(chǎn)和安全保衛(wèi)工作以及員工車輛、交通管理工作。
（4）注意信息的收集和整理，并及時提供給管理者。
這里所說的信息包括公司的內(nèi)部信息和外部信息。公司的內(nèi)部信息包括：公司的生產(chǎn)狀況、財務狀況，采購、庫存信息，產(chǎn)銷狀況、人力資源以及設備的使用與管理等。
公司的外部信息包括：社會習慣、風俗、時尚變化，國家相關政策法規(guī)、市場需求、消費結(jié)構、消費層次的變化，同行業(yè)企業(yè)的信息，突發(fā)事件，科學技術發(fā)展動態(tài)信息等。
公司的行政管理人員最重要的工作就是及時了解國家政府機關相關政策和法律規(guī)定的變化以及企業(yè)內(nèi)部情況的發(fā)展變化。
（5）負責公司的工商年檢、變更以及各類合同的收集與管理以及法律事務工作。
（6）加強溝通。這里所提到的溝通包括縱向溝通和橫向溝通?？v向溝通主要是指與上級的溝通和與下級之間的溝通。與上級所做的溝通主要是為了充分領悟領導的意圖，把握住大方向，同時把自己和下級部門的觀點很好地傳達給上級，這就需要行政人員具有良好的觀察分析能力和表達能力。與下級之間的溝通主要是忠實地、不打折扣地執(zhí)行上級的決定以及收集、整理下級部門的各項信息，這就要求行政人員要有較強的應變能力和組織能力。
橫向溝通包括公司內(nèi)部相關部門與外界媒體、政府機關之間的溝通。行政人員在傳達領導精神、布置工作任務以及協(xié)調(diào)各部門的工作時，一定要真誠、謙虛，這就需要行政人員具有較強的自我控制能力和適應能力。
（7）協(xié)助領導處理好公司內(nèi)部的各種突發(fā)性事件。
（8）做好來訪客人的接待工作。
（9）明確崗位職責。一個公司的日常行政事務非常繁雜、瑣碎，行政人員要做的就是按照崗位職責進行明確分工，保證每一項工作都有人負責。
（10）.負責各種公文、函電、報表等文字資料的簽收、拆封、登記、呈報、傳閱、催辦以及整理歸檔工作。
（11）負責公司的保密工作和機要管理工作，還要做好公司的檔案管理工作，包括各類檔案資料的內(nèi)部收集、整理和歸檔。
（12）協(xié)助領導制訂工作計劃，起草報告、文件、總結(jié)規(guī)劃、決定以及以公司的名義發(fā)出的文函。協(xié)助領導做好公司的日常工作，組織、安排公司會議，做好記錄，認真檢查會議決議的落實情況，及時匯總，向公司領導匯報。協(xié)助領導做好公司各部門的考核、監(jiān)督以及協(xié)調(diào)工作，督促檢查各部門工作計劃的落實情況與規(guī)章制度的執(zhí)行情況。
（13）負責協(xié)調(diào)公司股東會、董事會、監(jiān)事會的聯(lián)絡以及會議籌備工作。
2、行政費用
新公司的行政費用總共有以下幾類：
（1）辦公費
辦公費是公司內(nèi)部各部門辦公家具、辦公文具、辦公設備、辦公室通信器材、易耗材料等物品的購置費用。
公司的行政部門應該設專人對辦公用品進行管理，辦公用品采購審批的程序是：各部門填寫《采購申請單》，然后上報給行政部門進行審核，經(jīng)總經(jīng)理或財務總監(jiān)審核后到定點單位進行采購。
（2）業(yè)務招待費
業(yè)務招待費是指招待客人而產(chǎn)生的支出，包括餐飲費、禮品或禮金、娛樂活動花費、旅游景點門票等。
招待費用發(fā)生前，應該采用口頭或書面形式向行政領導提出本次費用計劃（如果領導出差，可以事后補辦）；單次消費金額如果超過了一定限度，就必須提出書面申請，如填寫《業(yè)務招待費用申請表》。書面申請應該包括以下內(nèi)容：具體事由、參加人數(shù)、發(fā)生次數(shù)、預計金額。
（3）.差旅費
差旅費具體是指因工作需要外出所發(fā)生的各種交通費、住宿費、伙食費補助等。因工作需要外出，按出差地點的不同可以分為：國內(nèi)臨時出差、國內(nèi)長期出差（就是我們所說的外派）、境外出差。
（4）通信費
通信費（含網(wǎng)絡、郵寄費用）是指公司內(nèi)各部門和工作人員安裝、使用電話、寬帶所支出的費用，這其中還包括移動電話的費用補貼。
（5）交通費
交通費是指用于車輛的燃油費、停車費、過路過橋費等。除此之外，還有在市區(qū)內(nèi)發(fā)生的出租車費、公交車費，發(fā)貨、取貨時所產(chǎn)生的運輸費。
（6）三項經(jīng)費
公司的三項經(jīng)費是指員工的福利費、職工教育經(jīng)費、工會經(jīng)費。
二、做好客戶接待工作
公司成立后，漸漸地就會有客戶前來咨詢、訪問又或者洽談業(yè)務，因此客戶接待工作必須要做好，這關系到新公司的形象，做好客戶接待工作有可能會為公司加分。那么，怎樣才能做好客戶的接待工作呢？
客戶接待方面的內(nèi)容很多，下面我們講幾點最重要的，需要特別注意的地方：
1、客人來訪應該起身相迎
公司有客戶來訪時，不管有多忙，不管手頭有多少事，都要立刻停下，馬上起身，禮貌地向客人打招呼，千萬不能繼續(xù)低頭工作或者坐著跟客戶打招呼后繼續(xù)做自己的事，這樣會讓客戶覺得自己受到了輕視。
2、要禮貌地向客戶問好，千萬不能以貌取人
有客戶來訪時，不管客戶的身份如何，都應該向客戶問好。
3、引導客戶到洽談區(qū)或會客室
接待人員應該親自將客戶帶到會客室或是洽談區(qū)，千萬不能用手指著洽談區(qū)或會客室對客戶說“請到那里等候”。
4、端上茶水
接待人員應該雙手遞上茶水或?qū)⒉杷旁诳蛻糇坏挠曳剑杷畱撝坏蛊叱蓾M，防止茶水因太滿而溢出。
5、記住客戶的資料
和客戶交談時，千萬不能心不在焉、東張西望，必須認真地與客戶交流，記住客戶的基本情況，特別是客戶公司的名稱和客戶的姓名。如果有些內(nèi)容沒有聽清，應該向客戶問清楚，以便記住正確的公司名稱和客戶的名字。
6、客戶離開時應禮貌送客
客戶離開時接待人員應起身，并用“請慢走”“再見”等禮貌用語相送。
三、新公司的招聘策略
一家新成立的公司最初只有少數(shù)的創(chuàng)業(yè)人員，而這幾個創(chuàng)業(yè)人員很難支撐公司的正常運營，也很難讓公司獲得快速的發(fā)展。這個時候，新公司就必須對外招聘員工。一提到招聘員工，必然要涉及新公司的招聘策略的問題。
1、如何制定自己的招聘策略
一家新公司在制定自己的企業(yè)人力資源招聘策略時，必須考慮到以下幾個問題：
（1）與使命和愿望有關的問題：
①我們究竟是誰？我們是做什么的？
②我們存在的理由是什么？我們是一家怎樣的公司？
③我們希望成為一家怎樣的公司？我們必須成為一家怎樣的公司？
（2）與企業(yè)戰(zhàn)略有關的問題：
①我們是否遇到了非常嚴重的人才瓶頸？我們具體采取了哪些方法來解決？
②我們在哪些地理區(qū)域、哪些市場、哪些業(yè)務上與競爭對手進行競爭？
③公司關鍵員工的流失是否會影響我們達到既定目標？
④我們擴大企業(yè)的規(guī)模和利潤的目標是什么？
⑤我們是否已經(jīng)有現(xiàn)成的企業(yè)招聘策略，它是否能夠起到作用？
（3）與競爭性的招聘策略有關的問題：
①企業(yè)內(nèi)部是否有足夠的人才來滿足用人需求？
②我們是否擁有競爭性的企業(yè)招聘策略？如果有，它是否有效？
③我們現(xiàn)在和將來還需要獲得哪些能力和才能，才可以滿足基本的人才需求？
④我們和競爭對手相比有什么獨特之處？
⑤在本行業(yè)中，其他公司是怎樣搜尋、招募、留住關鍵人才的？
⑥哪些渠道是我們的核心渠道？哪些渠道我們還沒有有效利用？
⑦在招募人才方面，我們是否已經(jīng)充分利用了各種招聘渠道？
2、具體的招聘策略
（1）進行儲備式招聘。
新公司應該多招聘一些對企業(yè)發(fā)展方向和目標都比較認同，年紀較輕的工作人員。吸引人才的手段主要是依靠良好的職業(yè)前景、充滿挑戰(zhàn)性的工作和領導者的個人魅力，在薪酬方面可以采用股權激勵的方式。
當今社會，絕大多數(shù)企業(yè)是在出現(xiàn)崗位空缺時才進行招聘的，只有少數(shù)大企業(yè)進行了人才儲備，也就是儲備式招聘。具體做法是在沒有出現(xiàn)崗位空缺時就招聘一批實習生進行培養(yǎng)和儲備，一旦出現(xiàn)崗位空缺，就可以迅速填補空白。
對于新成立的小公司來說，他們大都沒有足夠的財力進行類似的人員儲備，但是他們也可以將人才儲備在公司的外部。比如說，現(xiàn)在很多企業(yè)都缺乏核心的銷售精英、技術骨干以及中高層管理人才，我們完全可以將相關的候選人儲備在自己的人脈關系中，讓他們進入企業(yè)的“人才庫”或是“親友團”，一旦公司出現(xiàn)崗位空缺，可以立刻從企業(yè)的“人才庫”和“親友團”中找一個合適的人補上。
這樣做是有道理的，因為在企業(yè)規(guī)模、產(chǎn)品、工資待遇、企業(yè)文化、地理位置等相同的情況下，一個人才自然愿意去有熟人或接觸過的公司，不愿意去相對來說陌生的企業(yè)。
（2）中小企業(yè)要善于在招聘中進行差異化競爭。
大型知名企業(yè)，誠然擁有一塊金字招牌，或者薪酬比較高的高新技術企業(yè)，對于求職者也擁有較強的吸引力。這樣一來，不知名的小企業(yè)或微利企業(yè)如果和他們正面爭奪人才，只會得不償失。這個時候，小企業(yè)就需要拿出自己的“殺手锏”，與那些大型知名企業(yè)或高新技術企業(yè)搞差異化競爭。我們的競爭優(yōu)勢是：提升空間、人性化管理、學習機會、領導關懷、職位權限、彈性作息時間等。
有時候，與大企業(yè)的招聘日程“錯峰”，或許更能彰顯中小企業(yè)的魅力。記住，千萬不要拿自己的短處去和他人的長處相比，因為這樣做會讓你很失望。
（3）企業(yè)招聘要善于運用精神和物質(zhì)待遇吸引人才。
高額的薪水與優(yōu)越的物質(zhì)條件固然是吸引人才的有效手段，但是，人對物質(zhì)的需求其實是非常容易得到滿足的，一旦物質(zhì)需求得到了滿足，一個人就很容易喪失斗志。但是，人們對精神的追求卻是沒有極限的，也就是說在精神追求方面人類永遠都不會滿足。因此，新公司在對外招聘時應該以精神號召為旗幟，以物質(zhì)待遇為誘導，凝聚大家心目中那個一直在想?yún)s未能實現(xiàn)的夢，只有這樣新公司才能吸引大批人才。
（4）錄用符合企業(yè)需求的員工，以此來維持企業(yè)的生存與發(fā)展。
通常來說，企業(yè)在下列情況下招聘自己需要的人員：一是新公司建立；二是企業(yè)因為擴大業(yè)務規(guī)模而造成人手缺乏；三是企業(yè)目前的人員結(jié)構不太合理，需要進行人員的重新配置，這個時候就要裁減不符合企業(yè)需求的人員，重新招聘一些符合企業(yè)要求的人員；四是企業(yè)內(nèi)部晉升而造成的崗位空缺。
由此可以看出，人員招聘工作直接關系到了一家公司的生存與發(fā)展，同時也為公司的人力資源工作提供了一個非常好的基礎平臺。如果這項工作做得好，那么后續(xù)工作就會變得非常容易；如果這項工作做得不好，所招聘的員工不符合公司的要求，就沒有辦法做出較好的工作業(yè)績，進而會提高人力資源相關后續(xù)工作的難度。
（5）借著招聘的機會努力提高企業(yè)的知名度，塑造良好的企業(yè)形象。
整個招聘的過程其實就是一個企業(yè)進行自我宣傳的過程，同時也是企業(yè)進行形象推廣、展示的過程。在這個過程中，企業(yè)通常都會利用廣播、電視、報紙等多種途徑發(fā)布自己精心制作的招聘信息，從而達到讓更多的人了解自己的目的。
在實際的招聘過程中，企業(yè)招聘人員和應聘者的具體接觸以及企業(yè)的招聘人員所表現(xiàn)出的職業(yè)素養(yǎng)、他們所介紹的企業(yè)情況、面試小組的人員構成、面試程序情況等都是應聘人員評價企業(yè)的硬性標準。這些看法會直接影響應聘者對于企業(yè)的印象，進而影響企業(yè)招聘的效果。因此，就算無法招到合適的人員，也要讓應聘者對企業(yè)留下一個好印象。
同時，招聘的過程有時候也有可能會損害企業(yè)的形象，讓應聘人員深深失望。為了避免出現(xiàn)這種情況，企業(yè)在招聘時就必須進行周密的策劃，從而充分發(fā)揮招聘效應，提高招聘的成效，大大地提升企業(yè)的形象。
（6）建立靈活多樣的招聘渠道。
招聘的具體標準對于一個企業(yè)的招聘工作具有非常重要的意義?；蛟S我們應該這樣說，企業(yè)能否招聘到自己需要的員工，和這個企業(yè)事先制定的招聘標準具有至關重要的關系。
合理的招聘標準可以讓公司找到比較滿意的員工，還可大大地降低企業(yè)的招聘成本，有效地提升招聘的有效性，吸引越來越多的高素質(zhì)員工加入到企業(yè)當中。
因此，企業(yè)在進行招聘以前，就必須明確所需崗位的具體職責，認真落實這些崗位對員工在素質(zhì)與能力上的要求，并據(jù)此制定出各個招聘崗位的工作說明書，作為進行企業(yè)招聘的標準。
為此，應該根據(jù)職位分析得出的結(jié)果，分別制定優(yōu)秀、良好、一般等三個層次的招聘標準。要結(jié)合公司的實際情況，采取相應的招聘原則與標準。
假如公司需要的是對于企業(yè)來說非常重要的崗位的員工，就要求應聘者具備高人一等的能力，這個時候，就要適當提高準入門檻，對求職者提出較高的要求。
假如企業(yè)進行招聘時恰好人才市場供給不足，企業(yè)并不想付出較多的資金，而公司所需的人員對于企業(yè)發(fā)展也不是非常重要，那就可以適當?shù)亟档驼衅傅碾y度，也就是采取良好或是一般的標準。同時，一旦應聘人員因為缺乏一些可以在實際工作中很容易就學會的技能，也不必馬上就將他們淘汰出局，可以先觀察一下，也可以先把他們放進“人才庫”儲備起來，有需要的時候再錄用。
（7）合理安排面試環(huán)節(jié)。
面試是企業(yè)招聘的過程中最為重要的環(huán)節(jié)之一，在實際的招聘中，面試環(huán)節(jié)必須精心策劃好，而且還要有效防范出現(xiàn)不客觀、不公正的現(xiàn)象。通過面試，應當對應聘人員的基本情況有所了解，而且還要讓應聘人員對本公司的情況有較為清晰的了解。比如說，可以通過面試了解應聘人員的基本工作能力，與崗位相關的各項技能，個人的人生觀與價值觀，工作起來是否高效務實以及在應聘本公司之前的工作經(jīng)歷等。
在這個過程中，應當對求職者加強本公司產(chǎn)品、文化理念、企業(yè)形象等方面的正面宣傳，讓他們對所要應聘的職位有一個清醒的認識。
在進行面試以前，企業(yè)招聘人員必須認真地了解與分析每一個應聘者所提供的應聘求職材料。在進行面試的過程中，招聘人員要認真聽取各位應聘人員對于自己所提問題的回答，這樣做可以讓求職者覺得自己真正受到了關心與重視，可以提高他們參與殘酷求職競爭的自信心。
同時，還應盡量問清楚各項細節(jié)，從而了解應聘者所具有的綜合素質(zhì)。
在考察應聘者的時候，可以采用標準化測試、心理測試與角色扮演等多種面試考察的方法。
（8）建立有效的人力資源反饋與評估機制。
這種機制是企業(yè)做好招聘工作的重要環(huán)節(jié)，同時也是對企業(yè)前期主體招聘工作所做的總結(jié)。它可以讓公司的招聘工作變得更有實效性，也能更好地節(jié)約企業(yè)的招聘成本，有利于公司發(fā)掘到最適合本企業(yè)發(fā)展需要的員工。盡管這一措施可能不會很快就有立竿見影的成效，但是它后期的效果卻非常好。
一個富有成效的反饋與評估機制還能夠讓企業(yè)充分認識到自身招聘所存在的優(yōu)勢與不足，從而有利于讓企業(yè)在今后的工作中保持優(yōu)勢，克服不足。
（9）必須不斷提升招聘人員的素質(zhì)。
企業(yè)的招聘人員不僅要在招聘的過程中認真考察應聘人員的素質(zhì)，同時也要努力提升自身素質(zhì)。具體的做法是：
一是要讓公司人力資源管理部門的負責人參加具體的面試，并且還要發(fā)表自己的意見，因為只有人力資源部門的負責人才最清楚公司需要怎樣的人才，或者說只有他最清楚哪種人才最適合公司。但是，同時我們也應當盡量避免招聘工作受負責人主觀性的干擾。
二是在面試當中，最好是直接由所要招聘崗位的上級主管和跨級主管一起參與到面試之中，好幾個人共同協(xié)商，可以把單一主管在面試時所產(chǎn)生的主觀性降到最低限度。
三是公司應該把下屬的工作效率作為考核企業(yè)中級管理人員的一個重要指標。作為績效考核的一項重要內(nèi)容，招聘人員必須盡力克服感情因素，做到理性面對問題、分析問題，從而表現(xiàn)出招聘人員的專業(yè)素養(yǎng)。
（10）建立健全公開公正的企業(yè)招聘制度。
通常一個公司進行的人才招聘，主要是看應聘者的專業(yè)與學歷是否達到了公司的要求，卻大大忽視了對應聘者能力的考察。要想得到真正的人才并很好地使用人才，那就必須堅持學歷與能力并重的原則，從而創(chuàng)立一套科學的人才選用體系。
因此，企業(yè)在對外招聘時可以參照國家公務員選拔的模式，加大筆試與面試的考核力度，以此來加強對能力的測試與考核，從而真正地做到以才任人，進而實現(xiàn)企業(yè)的用人向著按需引進轉(zhuǎn)變，以確保企業(yè)能夠得到急需的人才。
總之，只有經(jīng)過公開、公正與平等的選拔，才能讓企業(yè)得到真正的人才，才能讓企業(yè)內(nèi)部的優(yōu)秀人才發(fā)揮出最大的能量，讓企業(yè)真正做大做強，從而產(chǎn)生最好的效益。
四、新員工培訓管理
一家公司建立后，隨著不斷的發(fā)展壯大，必然不斷招收新員工，這個時候就出現(xiàn)了新員工的培訓與繼續(xù)發(fā)展的問題。那么，一家新公司究竟該怎樣面對和處理這個問題呢？
1、新員工培訓的具體含義
新員工的培訓與發(fā)展又被稱為崗前培訓或是職前教導，它是一個企業(yè)把所錄用的新員工從局外人改造成自己人的過程，是員工從一個團隊融入到另一個團隊的過程。
2、新員工所面臨的問題
（1）是否會被新群體接納
企業(yè)的新員工來到新的工作環(huán)境中后，一定會想：公司的同事好不好相處？自己會不會被同事們接納？能不能得到公司領導的認可？因此，公司要做的就是敞開自己的胸懷迎接新員工，為新員工提供一個良好的工作環(huán)境，讓他們能夠迅速融入公司的現(xiàn)有團隊中。
（2）公司所許諾的東西是否能兌現(xiàn)
現(xiàn)實生活中，一些企業(yè)在招聘時為了能夠盡可能地吸引優(yōu)秀的人才，會給出很多美妙的承諾，可是一旦員工進入公司，承諾就全部無法兌現(xiàn)了。因此，很多新員工都會擔心當初公司的承諾不會兌現(xiàn)，所以公司要做的就是一諾千金，兌現(xiàn)自己的承諾。
3、新員工培訓的主要內(nèi)容
應該讓新員工全面了解公司、認識公司，減少生疏感，增加親熱感和使命感。這里所說的公司概況主要包括以下內(nèi)容：
（1）公司所在城市的位置、公司的平面圖以及公司在全市的地理位置。
（2）新員工的工作環(huán)境，包括辦公室的辦公設施、日常工作流程以及其他工作的輔助設施，對公司的硬件和軟件設備尤其要做詳細的介紹。
（3）展示公司已有的宣傳圖片和結(jié)構模型，應該由專人負責引導新員工參觀公司，并向新員工解說，讓新員工對公司的環(huán)境有一個大概的了解。
（4）公司的創(chuàng)業(yè)過程和發(fā)展戰(zhàn)略以及遠景規(guī)劃。
（5）公司的產(chǎn)品和服務以及客戶的大概情況和市場競爭狀態(tài)。
（6）企業(yè)的組織結(jié)構以及主要領導。
（7）企業(yè)文化和經(jīng)營理念。
（8）一份科學規(guī)范的崗位說明書。
（9）企業(yè)的規(guī)章制度和相關的法律文件。
4、新員工職位解釋以及職業(yè)必備
公司要派專人向新員工描述適當?shù)墓ぷ餍袨椋⒆龀鍪痉?。制訂出詳細的日程安排，并且要在?guī)定的時間內(nèi)讓新員工掌握必需的工作方法和工作技巧，要對新員工提出的問題給予必要的指點，對升職、加薪、績效考核等事項也要做出詳細的說明。
所謂的職業(yè)必備，就是新員工應該掌握的在實際工作中同事之間的聯(lián)系方法、公司領導的管理風格、公司里的一些“行話”以及必要的保密要求等。
引用資料：上海分公司法人變更流程是怎樣的
解決時間：2022-03-29 16:27
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